こんにちは、経営企画部のつくねです。
今回は2022年5月20日（金）に開催した社員総会についてご紹介します。

社員総会が開かれるひと月ほど前のこと。今回はどのような形式で開催しようかと企画メンバーで話し合っていました。
入社式が対面でできた事だし、社員総会も対面で開催したい！
でも、たくさんの社員が入れる会場の予約を決断するには、まだコロナ禍の雲行きがわからず不安......！これが正直な気持ちでした。
どうしようかと悩んだ末、今回は対面とオンライン配信の”二刀流”に挑戦する事となりました！
この試みはラックサイバーリンク（以下LCL）ではなんと初！気合が入ります。もちろん不安はいろいろありますが、とにかく試行錯誤しながら準備を進めました。

まずは対面参加者用の会場です。コロナ前はホテルの大広間などを借りていましたが、先ほども述べた通り会場を予約するにはまだ不安があるため、会社でイベントができる広いスペースを利用することに。そこで密にならないように、1つの机に対しての椅子の数を減らすことにしました。
また、会社が発出したコロナに関する注意喚起に則り、大人数による対面でのイベント開催には抗原検査で陰性を確認しなければなりません。そのため事前アンケートで会場に来る社員の人数を把握して、人数分の検査キットを用意しました。

同時にオンライン配信の準備も進めます。配信にはTeamsを使い、資料を画面共有で映しながらパソコンのカメラとは別にビデオカメラをつなげ、登壇者の顔も見られるようにしました。これらの配線接続や音響の調整などが難しいうえに、リハーサルができる日は会場予約の兼ね合いで1日しかなかったため、当日を迎えるまでかなり緊張しました。

他にもスライドの作成など、慌ただしく準備を進めるうちにあっという間に社員総会当日です！社員にはあらかじめ抗原検査で陰性を確認してから会場に入ってもらいました。開始予定時間が近づくにつれ、ぞくぞくと社員が集まってきます。皆さん軽く談笑していますが、どこかぴりりとしていて、総会前の独特な緊張感がありました。

予定の時間となり、小林副社長の開会の言葉で社員総会が始まりました。続いて田代社長から昨年度の振り返りと事業方針の説明が続きます。

▲会場の様子

次に部門長の所信表明と新入社員・中途入社社員の紹介です。皆、決意が感じられる雰囲気でお話しされていました。ところでLCLには社員総会が年に春と秋の2回あり、毎年春は前年度を振り返り、大きな功績を残した社員を表彰しています。
今回は個人表彰は6名、グループ表彰は7チームが受賞しました。さらに、各外部研修の成果発表会で優秀な成績を収めた社員を表彰しました。
受賞者には賞状に加え、記念品としてLCLのロゴ刺繍が入ったタオルをお渡ししました！

▲なんと今治です！

表彰式やその後のプログラムも予定どおり進行し、社員総会を終える事ができました。

さて、このあとは待ちに待った懇親会です。社員総会前の緊張した空気は解け、軽食やお酒を楽しみながら歓談しました。
LCLではほとんどの社員がリモートで働いている為、直接会ってお話するのが久々という方が大多数です。「久しぶりだね。なんだか同窓会みたい（笑）」など皆さん話に花を咲かせていました。

結果的に対面では48名、オンラインでは74名が当日参加出来ました！また、業務都合でどうしてもオンタイムで見られない方がいる為、録画も残しております。
機材トラブルなどの大きなミスなく社員総会を終えられた......と思いきや、後でミス発覚！なんと、オンラインで開催中はばっちり見えていた話者の顔が、録画データでは画角がずれていて、全く映っていなかったのです......！本来であれば登壇者が映っている箇所に2時間半分、緑の木々が揺れる様だけが映っていました。これはこれで季節感がよく出ていると言えなくもないですが（笑）。スライドや音声は録画できていたので内容的には問題ありませんがこれはショック......。この失敗は次回に活かしたいと思います！

さて録画のミスはありましたが、配信中止となってしまうような大きなミスや、コロナ対策の面でも大きな問題を起こさず社員総会を終える事ができました。
オンライン配信ではLACの方にもご協力頂いて行ったリハーサルが、また対面では人数把握や抗原検査などの安全対策が功を奏したのだと思います。
コロナ禍という事情により悩みましたが、対面とオンラインの”二刀流”に挑戦してよかったです！

今回はこちらで終了です。
次回もお楽しみに！